Kravställning som går att utvärdera

Ett krav som inte går att utvärdera likadant två gånger kommer att utvärderas olika av två personer, och i en offentlig upphandling är det där en överprövning börjar.

Testet

Ge kravet till två personer som inte har talat med varandra, tillsammans med två tänkta anbudssvar. Om de sätter olika poäng är kravet inte färdigt.

Det låter trivialt. Det fäller de flesta krav som innehåller orden god, relevant, lämplig, modern eller hög kvalitet.

Skriv om abstraktion till mekanism

• "God erfarenhet av liknande uppdrag" blir "minst tre uppdrag de senaste fem åren där leverantören själv utfört motsvarande arbete, med referens som går att kontakta".
• "Hög tillgänglighet" blir "svarstid under fyra timmar under kontorstid, uppmätt över senaste tolv månaderna, redovisat i leverantörens egen loggdata".
• "Modern teknik" blir en lista på det som krävs för att det ska fungera hos er.

Varje omskrivning gör kravet tråkigare och mätbart, vilket är samma sak.

Frys innan du annonserar

Kriterier, vikter, metod och hur lika poäng bryts ska vara låsta och versionerade innan annonsen går ut. Att ändra dem efteråt kräver en juridisk bedömning per förfarande, och kan innebära förlängd frist eller att allt görs om.

Praktiskt: en redigeringsknapp som fortfarande fungerar efter att annonsen gått ut är ett fel i systemet, inte en bekvämlighet.

Vikter som betyder något

Om pris väger 60 och kvalitet 40, men kvalitetsskalan i praktiken bara varierar mellan 3 och 4 av 5, så väger pris i själva verket nästan allt. Räkna igenom det med tänkta anbud innan du låser. Spännvidden i skalan avgör vikten, inte talet du skrev bredvid den.

Dokumentera hur ni räknade

Poängen ska gå att räkna om från sparade indata och ge exakt samma svar. Där ligger skillnaden mellan ett beslut som håller vid en granskning och ett som inte gör det.